Priorise ses tâches efficacement - SEO Methodes

Pourquoi est-ce important de prioriser ses tâches de travail?

Si de nombreux facteurs peuvent être modifiés en termes de gestion projet, tels que les ressources allouées ou le budget, il en est un qui ne peut être changé : le temps.

C’est pourquoi la priorisation des tâches est cruciale pour la réussite d’un projet. Malheureusement et trop souvent, du temps et de l’argent sont gaspillés pour des tâches finalement moins importantes, et les activités incontournables sont reléguées au second plan. Par conséquent, une bonne priorisation des tâches est une condition préalable à la réussite d’un projet.

Les 4 méthodes les plus connues pour mieux gérer ses priorités

Comme on le dit très souvent, « Le temps, c’est de l’argent ». Pour les individus et les organisations, le temps est une ressource précieuse. Voici détaillées les 4 méthodes les plus connues pour mieux définir vos priorités.

1. La matrice d’Eisenhower

La matrice d’ Eisenhower est un outil essentiel et pratique pour la gestion du temps et l’organisation. Ses écrans permettent de hiérarchiser facilement les tâches.

Nombre de ces méthodes étaient autrefois des outils de stratégie militaire avant que les managers ne commencent à les utiliser. Comme ce bureau conçu par Dwight David Eisenhower.

Ike, comme on l’appelait, était non seulement le 34e président des États-Unis, mais aussi un champion dans toutes les catégories de la productivité. Dans tous les domaines, son secret était une matrice, pour être exact. Elle lui permettait d’établir facilement et efficacement des priorités selon deux critères : l’importance et l’urgence. La matrice d’Eisenhower comporte quatre blocs ou cadrans différents.

Bloc 1 : choses importantes et urgentes.

Bloc 2 : choses importantes mais non urgentes.

Bloc 3 : Choses moins importantes mais urgentes.

Bloc 4 : tâches mineures et urgentes.

Le quadrant urgent+/immédiat+ est, bien entendu, le traitement le plus prioritaire. Les tâches qui ne sont pas urgentes ou importantes ne répondent pas à l’objectif de la hiérarchisation. En fait, il peut être annulé s’il n’est pas vraiment nécessaire.

1.1 La matrice des priorités de Stephen Covey

Covey souligne que la gestion du temps ne consiste pas seulement à organiser les tâches. C’est une véritable philosophie de vie, dit-il. Notre bien-être dépend également de la façon dont nous gérons notre temps. 

Le quadrant de Stephen Covey est simplement une matrice, un modèle en quatre parties. Chacun d’eux représente une catégorie spécifique de priorité de tâche. En outre, chaque quadrant contient des activités différentes qui doivent être gérées différemment.

2. La méthode MosCoW

L’objectif de la méthode MosCoW est de dépasser les catégories d’importance plus ou moins binaires et de mieux comprendre pourquoi un élément doit être privilégié par rapport à un autre.

La méthode MoSCoW facilite le processus de prise de décision dans les projets agiles.

M: Must have this : ces éléments sont vraiment critiques et il ne fait aucun doute qu’ils doivent être traités en premier lieu. 

Q : Should have this if at all possible : il convient d’évaluer si ces éléments représentent une réelle valeur ajoutée et/ou contribuent à la réalisation des objectifs. La différence entre « devrait » et « ne devrait pas » est qu’ils peuvent souvent être reportés jusqu’à ce que les priorités soient respectées, auquel cas ils sont classés de la même manière que les domaines « importants mais non urgents » dans la matrice d’importance et d’urgence.

C : Could have this if it does not affect anything else : bien qu’ils puissent être conservés, ils peuvent être retirés des priorités si une décision doit être prise. En général, il s’agit de « petits articles » qui contribuent à accroître la satisfaction des clients et qui sont très bon marché. Équipement supplémentaire.

W : Won’t have this time but would like in the future: retiré du projet, mais inclus dans la liste des éléments conservés sur la carte pour un traitement ou une intégration ultérieurs.

 

3. La méthode GTD (Getting Things Done)

Le succès de la méthode GTD – Getting Things Done – inventée en 2001 par le consultant en management et expert en productivité américain David Allen, tient davantage à la compréhension et à la maîtrise des principes de la méthode qu’aux outils utilisés pour la mettre en œuvre.

En fait, ce ne sont pas les outils utilisés qui optimisent l’organisation personnelle, mais le fait qu’ils intègrent tous les éléments du processus, y compris – et peut-être surtout – ceux qui peuvent sembler totalement inutiles au départ.

Le secret du succès est la permanence, comme c’est souvent le cas pour le développement personnel.

4. La loi de Pareto

L’objectif du principe de Pareto est d’obtenir les meilleurs résultats possibles avec le moins d’efforts possible. Il est vrai que nous devons souvent consacrer beaucoup de temps à des tâches qui ne sont pas prioritaires. Toutefois, si nous fixons les bonnes priorités et faisons un meilleur usage de notre temps, nous pouvons travailler plus efficacement.

 

Les sept autres méthodes de priorisation des tâches au travail

Outre les quatre célèbres méthodes, d’autres stratégies peuvent êtres utilisées. 

– Etablissez une liste qui comprend les tâches à réaliser en une seule fois 

La constitution d’une todo list est une stratégie de productivité qui consiste à regrouper les tâches similaires qui doivent être effectuées en même temps. Cette méthode peut vous aider à éviter le multitâche et à augmenter le temps que vous pouvez consacrer aux tâches. 

– Déterminer ce qui compte vraiment: comprendre vos véritables objectifs 

Cela peut sembler être une méthode de gestion du temps rapide, mais l’identification des priorités est essentielle pour atteindre des objectifs à long terme. Une fois que vous aurez compris vos véritables objectifs, vous pourrez hiérarchiser les tâches les plus importantes pour les atteindre. Il est également très utile de décomposer les objectifs majeurs en objectifs plus petits et de fixer des délais plus précis.

– Souligner ce qui est urgent

La to-do list doit inclure toutes les échéances – cela vous aidera à décider quelles tâches doivent être effectuées rapidement pour respecter les échéances à venir.

Par ailleurs, vous pouvez envisager de fixer des échéances même si elles ne sont pas officiellement requises, sinon vous repousserez des tâches importantes parce qu’elles ne sont pas urgentes (cette stratégie est également utile pour augmenter la productivité et réduire la procrastination).

– Priorisez en tenant compte de l’envergure et de l’urgence 

Stephen Covey suggère de définir des priorités (puis des priorités et encore des priorités).   

– Urgent et important : ces tâches doivent être effectuées en premier.

– Important mais pas urgent : prévoyez du temps dans votre emploi du temps pour accomplir ces tâches sans interruption.

– Urgent mais pas important : déléguer l’autorité. Délégué. Délégué.

– Pas urgent et pas important : supprimez-les de votre todo list.

– Évitez les priorités concurrentes 

Une stratégie pour se concentrer sur une tâche importante à la fois consiste à identifier les distractions potentielles, telles que les tâches concurrentes ou les demandes ponctuelles, et à les éviter activement tout au long de la journée. Si, pour un projet, vous devez par exemple collecter des données tout en créant des diapositives pour une présentation, vous devez donner la priorité à une tâche et éviter les tâches, courriels, messages et préparatifs connexes pour une autre tâche.

– Tenez compte de l’énergie nécessaire

Face à l’abondance des tâches à accomplir, on se sent facilement dépassé, on perd en productivité et on procrastine. Une stratégie pour résoudre ce problème consiste à mesurer les tâches en fonction de l’effort nécessaire pour les accomplir.

Au cas où la liste des tâches à faire deviendrait trop longue, hiérarchiser les tâches qui demandent le moins de travail et de temps afin de pouvoir passer rapidement à la tâche suivante. En accomplissant ces tâches rapidement, vous vous détendez et ressentirez un sentiment d’accomplissement qui vous donnera de l’énergie pour le reste de la journée.

– Réévaluer constamment et soyez réaliste

Dans la méthode GTD en cinq étapes élaborée par le spécialiste de la gestion de la productivité David Allen, une étape de réflexion critique est nécessaire. Selon lui, une révision régulière de la todo list et des priorités est essentielle pour garder le cap et se concentrer sur l’essentiel.