Etablissements de santé

Introduction
Ce guide se présente comme un aide-mémoire des règles de tri et d’élimination des archives les plus couramment rencontrées dans les établissements de santé.
Il ne prétend pas à l’exhaustivité.

Personnel
 

 Pour plus d’informations, il convient de se référer à la circulaire AD 94-6 du 18 juillet 1994
intitulée « Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents
produits après 1968 par les services chargés de la gestion du personnel et de la formation »

 

 

Dossiers de personnel :
A conserver 90 ans à partir de la naissance des personnes ; à l’issue de
la durée d’utilité administrative (DUA), conserver définitivement les dossiers des patronymes
commençant par les lettres B et T.
 
Opter pour un classement par ordre chronologique, de préférence par année de naissance :
 Tout autre tri chronologique oblige à rouvrir les boîtes régulièrement pour vérifier si la DUA est
achevée ; le tri alphabétique, qui rend toute opération d’élimination impossible en pratique,
n’est pas recommandé.
 
Sont à conserver dans les dossiers de personnel :

les décisions de travail à temps partiel du personnel ainsi que les autres décisions ayant une influence sur la rémunération (congés maternité, congés de longue maladie, etc.), les contrats de travail temporaire et les stages
rémunérés.

 

CATEGORIES

ELIMINER

ELIMINER aprés 1 AN

ELIMINER aprés 2 ANS

ELIMINER aprés 5 ANS

AUTRES

 Demandes d’emploi

x

 

 

 

 

 Candidatures non retenues

 

x

 

 

 

 Formation continue

 

 

 

x

quand il y a un récapitulatif par personne ou des
états récapitulatifs des actions de formation et du personnel qui les a suivies.
 

 Stages organisés pour des personne externes

 

 

 

 

garder des échantillons.
 

 Concours

 

 

 

 

garder les années 3 et 8 et les premiers concours de domaines spécifiques
(premiers informaticiens par exemple).
 

 Effectifs journaliers

 

 

 

x

se trouvent dans le bilan social

 Plannings

 

 

 

x

 

 Feuilles de congés, états de présences

 

 

 

x

 

 Fiches de congés et de maladies, y compris des agents sortis

 

 

x

 

 

 États statistiques des absents

 

 

 

x

 

 Ordres de mission

 

 

 

x

+ quitus

 Sectorisation (déplacements de médecins à domicile)

 

 

 

x

+ quitus

 TUC, CES

 

 

 

 

n’entraînant aucune cotisation retraite, les dossiers de TUC peuvent être éliminés
tandis que les dossiers de CES sont à conserver comme les dossiers de personnel

 Dossiers concernant les grèves de personnel

 

 

 

 

 à conserver après un échantillonnag

 

Salaires
Bordereaux de paie, bulletins de salaires, DADS (déclarations annuelles des données
sociales) : conserver 50 ans le document le plus complet (en principe les DADS),

CATEGORIES

GARDER 5 ANS

GARDER  10 ANS

AUTRES

 Fiches de paie

x

 

+ quitus

 Bordereaux comptables

x

 

+ quitus

 Documents préparatoires de la paie

 

x

+ quitus à la
condition qu’un document récapitulatif donnant la rémunération du personnel soit conservé

 Dossiers URSSAF

 

x

+ quitus à la
condition qu’un document récapitulatif donnant la rémunération du personnel soit conservé

 Dossiers IRCANTEC

 

x

+ quitus à la
condition qu’un document récapitulatif donnant la rémunération du personnel soit conservé

 Dossiers CNRACL

 

x

+ quitus à la
condition qu’un document récapitulatif donnant la rémunération du personnel soit conservé

 chômage

 

x

+ quitus à la
condition qu’un document récapitulatif donnant la rémunération du personnel soit conservé
 

 

Administration générale

 Pour plus d’informations, il convient de se référer à la circulaire AD 94-11 du 20 octobre
1994 intitulée « Tri et conservation des documents produits après 1968 par les établissements
publics de santé : archives de l'administration générale de l'établissement» 

 

CATEGORIES

ELIMINER APRES 5 ANS

CONSERVER INDEFINIMENT

AUTRES

 Commission administrative (nomination et installation des membres)

 

x

 

 Registres de délibérations de la commission administrative

 

x

 

 Dossiers d’administration générale (dossiers des réunions du conseil d’administration, de la
commission médicale d’établissement, du comité technique paritaire, des rapports de gestion,
du rapport moral, du bilan social)

 

x

 

 Rapports d’inspection de l’établissement

 

x

 

 Courrier de la direction

x

 

 il se trouve normalement dans les dossiers concernés ; les doubles
en série chrono peuvent être éliminés au bout de 5 ans.
 

 Notes de service de l’établissement

 

 

conserver une série chronologique
 

 

Comptabilité

 

 Pour plus d’informations, il convient de se référer à la circulaire AD 93-5 du 26 novembre
1993 intitulée « Tri et conservation des archives des établissements publics de santé :
documents produits après 1968 par les services financiers et économiques ».
Attention : bien que ce texte ne le mentionne pas, il est obligatoire de conserver les pièces
justificatives des comptes au moins jusqu’au quitus, c’est-à-dire jusqu’à l’achèvement du
contrôle du comptable (receveur) de l’hôpital par la chambre régionale des comptes.
 

 

ELIMINER APRES 2 ANS ELIMINER APRES 5 ANS ELIMINER APRES 10 ANS A CONSERVER INDEFINIMENT AUTRES
 Budgets, comptes de gestion, comptes administratifs       x  
 Grand livre des stocks relevant de l’économat       x  
 Quittancier appelé parfois grand livre (état récapitulatif des quittances)   x     + quitus À ne pas confondre avec le grand livre des stocks qui est à conserver.
 
 Journal des entrées et des sorties   x     + quitus
 Fiches budgétaires   x     + quitus
 Documents relatifs aux régies (recettes et avances)   x     + achèvement du
contrôle du régisseur qui, dans le cas des régies, doit être considéré comme valant quitus.
 
 Bordereaux de caisse, lettres d’envoi aux caisses des avis de sommes à payer   x     + quitus
 Listes des titres émis   x     + quitus
 Bordereaux journaux des titres de recettes   x     + quitus
 Etats obligatoires (balances, bordereaux de recettes et de mandats)   x     + quitus
 Frais de séjour :   x     + quitus
 Etats annuels des stocks et de la consommation par produits         une année sur cinq doit être
conservée sur support papier (années se terminant par 0 ou 5) ; éliminer les autres après 5 ans +
quitus.
 
 Etats annuels des stocks et de la consommation par produits     x    
 Marchés d’alimentation         conserver 10 ans à compter du solde, sauf les offres non retenues à
éliminer au bout de 5 ans à compter de la date de la consultation
 Documents de suivi budgétaire x        

 

 

Travaux

 Pour plus d’informations, il convient de se référer à la circulaire AD 94-10 du 7 octobre 1994
intitulée « Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents
produits après 1968 et concernant le patrimoine foncier, immobilier et mobilier des
établissements »
 


Les dossiers de travaux : peuvent être triés au bout de 10 ans par élimination en ce qui concerne
les travaux d’entretien sans conséquence durable, et par tri interne pour les gros travaux de
construction et de transformation des bâtiments.
 

Offres non retenues : éliminer après 5 ans.

 

Population

 Pour plus d’informations, il convient de se référer à la circulaire AD 94-2 du 18 janvier 1994
intitulée « Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents
produits après 1968 par les services administratifs chargés de la gestion des hospitalisations
et consultations ». 

 

CATEGORIES ELIMINER APRES 1 AN ELIMINER APRES 5 ANS A CONSERVER 30 ANS CONSERVER INDEFINIMENT AUTRES
 Registres matricules d’entrées et de sorties des hospitalisés       x En cas
de tenue sur support informatique, il est indispensable de faire une sortie papier annuelle, le
matériel et les logiciels informatiques devenant obsolètes à court terme
 Registres de la loi (placements sous contrainte en établissement à orientation psychiatrique)       x  
 Répertoires alphabétiques des hospitalisés       x  
 Registres des naissances et de décès       x  
 Registres du mouvement des malades       x  
 Dossiers administratifs des résidents   x     + quitus quand la présence des
résidents est connue grâce aux registres matricules et à l’indexation des dossiers médicaux.
 
 Titres de soins externes et titres de recettes sur les résidents   x     + quitus
 Feuilles des mouvements des résidents x        
 Dossiers de suivis de tutelles     x    

 

Dossier médical des patients

 Pour plus d’informations, il convient de se référer aux instructions suivantes :
- DPACI/RES/2007/001 du 3 janvier 2007 intitulée « Dossier médical ».
- DPACI/RES/2007/014 du 14 août 2007 intitulée « Conservation du dossier médical ».
L’article 2 du décret du 4 janvier 2006, qui modifie l’article R. 1112-7 du code de la santé publique pour
introduire des dispositions relatives aux conditions de conservation et d’élimination des dossiers médicaux,
s’applique aux données électroniques comme aux dossiers « papier »


Délais de conservation


SEO-Méthodes

PARC ECONOMIQUE GIRONDE SYNERGIE
33820 SAINT AUBIN DE BLAYE
Tél. : +33 5 57 42 54 30
Fax : +33 5 57 42 74 69
courriel : info@seo-methodes.com


Livre d'or:


- Tous les documents de l'IFSI sont désormais accessibles à tous

-Uniformisation d'archivage des documents

-Permet une mutualisation des données

-Méthodologie intéressante permettant une remise à plat de l'organisation interne: continuité, traçabilité, rangement.

IFSI PINEL

- Harmonisation des pratiques

- Permet de se remettre en question et d'acquérir davantage de rigueur.

- Uniformisation des méthodes de travail

- Méthode de travail intéressante

- Meilleure organisation, moins de papiers

- Gain de temps, accès aux documents

IFSI CAMBRAI

- Disponibilité de l'intervenant

IFSI CAEN

- Arguments et explications clairs, correspondant aux besoins des professionnels

- Net gain de place

- Pertinence

- Efficacité

- Economie

- Cohérence d'équipe

- Rigueur de la méthode, gain de temps et partage avec l'équipe

IFSI LIBOURNE

- Pédagogie, exemples d'arborescence d'autres IFSI

- Formation concrète et applicable

- Maîtrise de l'outil, intervenant qui maîtrise son sujet

- Clarté du discours

IFSI MARTIGUES


- Aide à organiser le rangement des données informatiques

- Amélioration significative ++ de l’accès aux données, documents. Classement harmonisé

- Bonne adaptation au regard de notre spécificité d'organisation, conseils pertinents et pragmatiques qui ont fait avancer le projet.
Interactivité intéressante

IFSI MONTELIMAR


Formation très intéressante qui nous permettra d’être beaucoup plus performants lorsque la mise en place sera terminée

IFSI PONTARLIER


Mise en oeuvre immédiate, à permis une réorganisation totale, y compris au niveau espace dans les bureaux.

IFSI SAINT DIZIER


Des explications claires et bien présentées, des conseils judicieux

IFSI TULLE

Permet une remise en question importante pour évoluer. Permet réellement de changer dans son organisation, résultats visibles immédiatement, permet également de comprendre qu"une bonne organisation induit un travail efficace et plus rapide, ce qui est rassurant.
L’intervalle entre les deux sessions, permet d"entreprendre ce changement d'habitudes de façon progressive.

IFSI USSEL


- A permis de fédérer l'équipe sur une même logique de classement et d’être dans un partage réel des informations et des contenus.

- Bonne adaptation par rapport aux personnes à former et aux contraintes de l'institut.

IFSI VILLENEUVE SUR LOT


- Mutualisation des moyens

- Rationalisation de l'archivage et du circuit de l'information.

CH DE BEAUVAIS


- Acquisition d'une méthodologie, modification des pratiques communes, partage des informations entre collègues

- Qualité de la formation, qualité des apports, adaptation du formateur aux obligations du service

- Accompagnement sur le terrain, dynamique avec le formateur, Intérêt pour le service

EPSM MAISON BLANCHE PARIS


- Rapidité d'accès grâce aux liens, mutualisation des documents.

- Permet un travail en commun, une organisation commune

- Réflexion sur son travail et sur le travail en commun, prise de recul.

- Gain de temps dans la recherche des documents, partage entre les formateurs.

EPSMD PREMONTRE


Nouvelle approche d'un classement ouvert à tous

CEFIEC


Aide à l'organisation , disponibilités et conseils

ENTREPRISE TIPIAK


La formation a permis une amélioration remarquable de l'organisation du classement et de l'archivage.
Mais elle a surtout contribué à obtenir la certification ISO 9001-2008.

IFSI SAINT QUENTIN


La méthode est a la fois souple et rigoureuse, par conséquent elle s'adapte à tout fonctionnement. Ce classement a aussi l'avantage de faciliter l'intégration d'un nouveau professionnel ou d’assurer la continuité des prestations si un formateur ou une secrétaire est absent.

IFSI USSEL


- M'a permis d’acquérir une certaine rigueur, façon de classer, ranger commune, équipe remotivée
- Renforce la cohésion d'équipe

- Modèle de la formation / action facilitant l'accompagnement et la mise en oeuvre de la nouvelle organisation.
- D'énormes progrès ont été effectués ! très encourageant pour la suite.

IFSI MONTEREAU


- Construction de l'arborescence,
répond à nos besoins dans les différentes rubriques

- Uniformisation dans l'institution

- Pratique
- Simple
- Logique

IFSI MEULAN LES MUREAUX


- Permet d'acquérir une méthodologie commune à tous, facilite le travail de chacun.

- Conseils d'organisation concrets et qui peuvent être mis en place réellement et rapidement

- Harmonisation des pratiques

- Un point fort dans l'organisation du travail et la gestion des priorités

IFSI SAUMUR


Homogénéité des documents et donc du travail
(méthodologie).
Allègement des supports papier à poursuivre, mais déjà manifeste.

EHPAD PIONSAT
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